Com automatitzar la captació de clients amb IA

Aconseguir clients nous és el motor de qualsevol empresa, però també una de les tasques que més temps consumeix: buscar contactes, escriure correus un a un, fer seguiment, apuntar qui ha respost… Una feina manual, repetitiva i fàcil d'abandonar quan arriben setmanes atrafegades. La intel·ligència artificial permet automatitzar bona part d'aquest procés i mantenir un flux constant d'oportunitats. T'expliquem com.

Automatitzar la captació té mala fama, i amb motiu: la majoria del que es fa sota aquest nom és enviar el mateix correu a mil persones i dir-ne personalització. Aquest article va de l'altra cosa: quines parts del procés comercial s'automatitzen bé, quines no, i on és la línia.

Què s'automatitza i què no

La captació té quatre fases i només dues són automatitzables.

Identificar a qui adreçar-te: automatitzable gairebé per complet.
Contactar per primera vegada: automatitzable amb cura.
Conversar quan responen: de persones.
Tancar: de persones.

La majoria dels desastres vénen d'intentar automatitzar la tercera. Un sistema que manté la conversa per tu funciona fins que l'interlocutor fa una pregunta que se surt del guió, i llavors queda evident.

Identificar: construir la llista

És la part més rendible d'automatitzar i la que menys risc té, perquè encara no toca el client.

Consisteix a definir amb precisió a qui vols arribar (sector, mida, zona, algun senyal concret) i muntar un sistema que trobi aquestes empreses i reculli la informació pública necessària per adreçar-t'hi amb sentit.

Un exemple real: per a ticwebapp vam muntar un sistema que identifica negocis sense pàgina web o amb una de desactualitzada. El senyal és objectiu i verificable, i defineix un nínxol on la seva proposta encaixa de manera evident.

La clau és el senyal. «Empreses de Barcelona de 10 a 50 empleats» no és un senyal, és un filtre demogràfic. «Empreses que acaben d'obrir una segona seu» sí que ho és, perquè indica un moment concret en què tenen un problema concret.

Contactar: on gairebé tothom s'equivoca

Aquí hi ha la diferència entre un sistema que funciona i spam amb plantilla.

Personalitzar no és posar el nom a l'assumpte. Posar «Hola, Marta» i continuar amb el mateix text que reben altres cinc-cents no enganya ningú. La personalització real consisteix que el motiu pel qual escrius sigui específic d'aquella empresa: alguna cosa que has vist, alguna cosa que fan, alguna cosa que els passa.

Si el correu que envies es podria enviar igual a qualsevol altra empresa canviant el nom, no està personalitzat.

El volum no arregla un missatge dolent, l'amplifica. Amb un missatge fluix, multiplicar per deu l'enviament multiplica per deu les baixes i les queixes, i crema el teu domini de correu. És l'error que converteix una eina legítima en un problema d'entregabilitat que triga mesos a arreglar-se.

Envia menys i millor. Cinquanta correus al dia ben dirigits rendeixen més que cinc-cents genèrics, i no et cremen el domini.

La part legal, que no és opcional

En comunicacions comercials B2B a Espanya cal tenir en compte el RGPD i la LSSI. Els punts que no es poden ignorar:

• Identificar-te amb claredat. Qui ets i en nom de qui escrius.
• Via de baixa senzilla i funcional. A cada enviament, i que funcioni de debò.
• Base jurídica del tractament. Si tractaràs dades de contacte professionals, has de saber sobre quina base ho fas i poder justificar-ho.
• Atendre baixes i exercicis de drets. I fer-ho de pressa.

Res d'això impedeix prospectar. El que impedeix és fer-ho a la brava. Si tens dubtes sobre el teu cas, consulta-ho amb qui porti la vostra protecció de dades: surt molt més barat que una reclamació.

Prioritzar: el que més rendeix i menys es fa

Si només automatitzaràs una cosa del procés comercial, que sigui aquesta.

Un sistema que puntua cada contacte pel que ha fet (quines pàgines ha vist, què ha obert, què ha respost) i pel que és (sector, mida, encaix amb el teu client tipus) i ordena la llista per probabilitat real de tancament.

No canvia el que fa l'equip, només l'ordre en què ho fa. I l'ordre és justament el que més impacte té quan hi ha més contactes que hores disponibles.

Seguiment: els diners que es deixen a la taula

La majoria d'oportunitats no es perden per preu ni per producte: es perden perquè ningú va tornar a escriure.

Automatitzar el seguiment és de les coses més rendibles i menys arriscades: recordatoris interns de a qui toca escriure, avisos de propostes enviades sense resposta, alertes quan un contacte torna a entrar al web.

Fixa't en el matís: són avisos per a tu, no correus automàtics al client. El seguiment el fa una persona; el que s'automatitza és recordar-se'n.

Com saber si funciona

Oblida el nombre de correus enviats: no significa res. Mira aquests:

Taxa de resposta, no d'obertura. L'obertura és cada vegada menys fiable per com funcionen els filtres d'imatges.

Reunions concertades per cada cent contactes. És l'únic número que es converteix en diners.

Baixes i queixes. Si pugen, el missatge o la llista estan malament, i convé parar abans que afecti l'entregabilitat de tot el teu correu.

Per on començar

Primer, prioritzar el que ja tens. Gairebé totes les empreses tenen contactes sense treballar al CRM, i ordenar aquesta llista és més ràpid i més barat que sortir a buscar-ne més.

Després, el seguiment. I només quan aquestes dues parts funcionin, la captació en fred.

Fer-ho a l'inrevés (començar per l'enviament massiu) és el que produeix els casos que han donat mala fama a tot això.

Si vols veure quins altres processos rendeixen bé, aquí tens els que millor funcionen. I per calcular quant de temps se te'n va avui en prospecció manual, prova la calculadora d'estalvi.