RelevX Redactor detecta i oculta dades personals en documents oficials de manera automàtica. El vam desenvolupar per a l'Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet i els va tornar més de 1.600 hores l'any.
A l'esquerra, un document tal com surt. A la dreta, el mateix document a punt per publicar.
Original · 6 dades personals
Anonimitzat · a punt per publicar
Tota administració pública que publica documentació (sentències, contractes, actes, resolucions) està obligada a eliminar-ne abans les dades personals. Ho exigeix el RGPD i ho exigeix la LOPDGDD. No és opcional i no admet dreceres.
El problema és que fer-ho bé és lent. Cal llegir el document sencer, localitzar cada nom, cada DNI, cada adreça, cada número de compte, i tapar-los un a un. A Santa Coloma eren uns 20 minuts per document. Multiplicat per 5.000 documents l'any, són més de 1.600 hores: l'equivalent a una persona a jornada completa dedicada exclusivament a ratllar dades.
I el pitjor no és el temps. És que un procés manual i repetitiu a aquesta escala falla. N'hi ha prou que a algú se li passi un cognom a la pàgina onze d'un document de trenta perquè aquell PDF surti publicat amb una dada personal a dins. En una administració pública, això no és un descuit: és una bretxa de dades amb obligació de notificació.
Tres passos. El segon és opcional i és justament el que fa que es pugui confiar en el resultat.
Un o dos-cents. L'aplicació els obre, extreu el text i localitza les dades personals: noms i cognoms, DNI i NIE, adreces postals, telèfons, correus, IBAN i targetes bancàries, matrícules i números d'expedient.
L'aplicació marca el que ha detectat i separa el que té clar del que no. Un IBAN té un format inequívoc; un nom propi que també és un topònim, no. Aquesta segona llista te l'ensenya perquè decideixis tu, i pots afegir a mà el que vulguis tapar encara que no ho hagi detectat.
Cada correcció es recorda
El document surt amb les dades tapades de debò, no amagades sota un rectangle negre que es pot treure copiant el text. A més, es genera un registre del que s'ha anonimitzat a cada fitxer.
La majoria d'eines d'anonimització pugen els teus documents a un servidor. Això canvia el problema legal per complet.
I en qualsevol de les formes en què aparegui escrit, no només en la que esperes.
Aquesta és la base, no el límit. El conjunt s'amplia amb els camps que necessiti cada organització: un jutjat, un ajuntament i una clínica no manegen les mateixes dades ni les anomenen igual, i hi ha informació que en un context identifica algú i en un altre no.
Cada validació que fas li ensenya alguna cosa. El sistema té memòria i va afinant sol amb l'ús.
Quan confirmes que un fragment era un nom, o quan marques a mà alguna cosa que no havia detectat, aquesta correcció no es perd en tancar el document. El sistema la reté i l'aplica als següents.
L'efecte pràctic es nota ràpid: els primers documents d'una organització requereixen més revisió, perquè el sistema encara no coneix la vostra manera de redactar, els vostres formats d'expedient ni com anomeneu les parts. A mesura que se'n processen més, la llista de dubtes s'escurça i la revisió passa de ser una tasca a ser una ullada.
És la diferència entre una eina que fa sempre el mateix i una que s'adapta a com treballeu. I és també la raó per la qual el pas de validació no és una nosa: cada minut que dediques a corregir avui és temps que no dedicaràs demà.
Pots treballar document a document o carregar un lot complet i processar-lo d'una vegada. Cada fitxer del lot manté el seu propi panell de validació, i quan estan tots revisats es descarreguen junts.
Per a una publicació mensual de resolucions, això canvia l'escala de la feina: no és anonimitzar un document cinquanta vegades, és llançar el lot, revisar el que el sistema marca com a dubtós i descarregar.
Si vols veure'l en moviment, a redactor.relevx.com hi ha el web del producte, amb més detall tècnic i l'opció de reservar una demo. Està en castellà, català i anglès.
És la primera pregunta que fa tothom, i és raonable. La resposta és que les dades personals no apareixen sempre escrites igual.
La mateixa persona pot figurar de maneres molt diferents dins del mateix document. Un DNI pot portar guionet o no. Una adreça pot estar partida en tres línies.
Per això el sistema no busca cadenes de text: interpreta el document. Entén que un fragment funciona com a nom de persona pel paper que ocupa a la frase, encara que no l'hagi vist mai. I per això mateix el pas de revisió existeix: quan la interpretació no és segura, es pregunta en lloc de decidir pel seu compte.
La distinció sembla de matís i no ho és: determina si el document continua estant subjecte al RGPD o deixa d'estar-ho.
La dada se substitueix, però es pot desfer
Continua sent dada personal. La reidentificació és possible, així que el document continua dins de l'àmbit del RGPD.
La dada desapareix del fitxer
Deixa de ser dada personal. Sense manera de recuperar-la, el document surt de l'àmbit del RGPD. És el que fa Redactor.
Redactor fa el segon: la dada desapareix del fitxer. I això connecta amb l'error més repetit a les anonimitzacions manuals, que és dibuixar un rectangle negre a sobre del text al visor de PDF. Visualment sembla tapat, però el text continua al fitxer: es recupera seleccionant-lo i copiant-lo, o obrint el PDF amb qualsevol extractor. Documents publicats per organismes públics han filtrat dades exactament així.
| A mà | Buscar i reemplaçar | RelevX Redactor | |
|---|---|---|---|
| Temps per document | ~20 min | ~8 min | 2-3 s |
| Detecta variants del mateix nom | Sí | No | Sí |
| Troba dades que no sabies que hi eren | A vegades | No | Sí |
| Elimina la dada del fitxer | Segons com es faci | Sí | Sí |
| Deixa registre del que s'ha anonimitzat | No | No | Sí |
| Constant a les 300 pàgines | No | Sí | Sí |
| Processa lots de documents | No | No | Sí |
Els temps a mà i amb buscar i reemplaçar són els mesurats al projecte de l'Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet sobre els seus propis documents.
La manera més ràpida de saber si et serveix és veure'l amb un document teu. Reserva una demo i el provem sobre el teu cas.
Redactor té web propi a redactor.relevx.com, disponible també en català i anglès.