RelevX Redactor detecta y oculta datos personales en documentos oficiales de forma automática. Lo desarrollamos para el Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet y les devolvió más de 1.600 horas al año.
A la izquierda, un documento tal y como sale. A la derecha, el mismo documento listo para publicar.
Original · 6 datos personales
Anonimizado · listo para publicar
Toda administración pública que publica documentación (sentencias, contratos, actas, resoluciones) está obligada a eliminar antes los datos personales que contiene. Lo exige el RGPD y lo exige la LOPDGDD. No es opcional y no admite atajos.
El problema es que hacerlo bien es lento. Hay que leer el documento entero, localizar cada nombre, cada DNI, cada dirección, cada número de cuenta, y taparlos uno a uno. En Santa Coloma eran unos 20 minutos por documento. Multiplicado por 5.000 documentos al año, son más de 1.600 horas: el equivalente a una persona a jornada completa dedicada exclusivamente a tachar datos.
Y lo peor no es el tiempo. Es que un proceso manual y repetitivo a esa escala falla. Basta con que a alguien se le pase un apellido en la página once de un documento de treinta para que ese PDF salga publicado con un dato personal dentro. En una administración pública, eso no es un descuido: es una brecha de datos con obligación de notificación.
Tres pasos. El segundo es opcional y es justo el que hace que se pueda confiar en el resultado.
Uno o doscientos. La aplicación los abre, extrae el texto y localiza los datos personales: nombres y apellidos, DNI y NIE, direcciones postales, teléfonos, correos, IBAN y tarjetas bancarias, matrículas y números de expediente.
La aplicación marca lo que ha detectado y separa lo que tiene claro de lo que no. Un IBAN tiene un formato inequívoco; un nombre propio que también es un topónimo, no. Esa segunda lista te la enseña para que decidas tú, y puedes añadir a mano lo que quieras tapar aunque no lo haya detectado.
Cada corrección se recuerda
El documento sale con los datos tapados de verdad, no ocultos bajo un rectángulo negro que se puede quitar copiando el texto. Se genera además un registro de qué se anonimizó en cada archivo.
La mayoría de herramientas de anonimización suben tus documentos a un servidor. Eso cambia el problema legal por completo.
Y en cualquiera de las formas en que aparezca escrito, no solo en la que esperas.
Esta es la base, no el límite. El conjunto se amplía con los campos que necesite cada organización: un juzgado, un ayuntamiento y una clínica no manejan los mismos datos ni los llaman igual, y hay información que en un contexto identifica a alguien y en otro no.
Cada validación que haces le enseña algo. El sistema tiene memoria y va afinando solo con el uso.
Cuando confirmas que un fragmento era un nombre, o cuando marcas a mano algo que no había detectado, esa corrección no se pierde al cerrar el documento. El sistema la retiene y la aplica a los siguientes.
El efecto práctico se nota rápido: los primeros documentos de una organización requieren más revisión, porque el sistema todavía no conoce vuestra forma de redactar, vuestros formatos de expediente ni cómo nombráis a las partes. A medida que se procesan más, la lista de dudas se acorta y la revisión pasa de ser una tarea a ser un vistazo.
Es la diferencia entre una herramienta que hace siempre lo mismo y una que se adapta a cómo trabajáis. Y es también la razón por la que el paso de validación no es un estorbo: cada minuto que dedicas a corregir hoy es tiempo que no vas a dedicar mañana.
Puedes trabajar documento a documento o cargar un lote completo y procesarlo de una vez. Cada archivo del lote mantiene su propio panel de validación, y cuando están todos revisados se descargan juntos.
Para una publicación mensual de resoluciones, esto cambia la escala del trabajo: no es anonimizar un documento cincuenta veces, es lanzar el lote, revisar lo que el sistema marca como dudoso y descargar.
Si quieres verlo en movimiento, en redactor.relevx.com está la web del producto, con más detalle técnico y la opción de reservar una demo. Está en castellano, catalán e inglés.
Es la primera pregunta que hace todo el mundo, y es razonable. La respuesta es que los datos personales no aparecen siempre escritos igual.
La misma persona puede figurar de formas muy distintas dentro del mismo documento. Un DNI puede llevar guion o no llevarlo. Una dirección puede estar partida en tres líneas.
Por eso el sistema no busca cadenas de texto: interpreta el documento. Entiende que un fragmento está funcionando como nombre de persona por el papel que ocupa en la frase, aunque no lo haya visto nunca. Y por eso mismo el paso de revisión existe: cuando la interpretación no es segura, se pregunta en lugar de decidir por su cuenta.
La distinción parece de matiz y no lo es: determina si el documento sigue estando sujeto al RGPD o deja de estarlo.
El dato se sustituye, pero se puede deshacer
Sigue siendo dato personal. La reidentificación es posible, así que el documento continúa dentro del ámbito del RGPD.
El dato desaparece del archivo
Deja de ser dato personal. Sin forma de recuperarlo, el documento sale del ámbito del RGPD. Es lo que hace Redactor.
Redactor hace lo segundo: el dato desaparece del archivo. Y esto conecta con el error más repetido en las anonimizaciones manuales, que es dibujar un rectángulo negro encima del texto en el visor de PDF. Visualmente parece tapado, pero el texto sigue en el archivo: se recupera seleccionándolo y copiándolo, o abriendo el PDF con cualquier extractor. Documentos publicados por organismos públicos han filtrado datos exactamente así.
| A mano | Buscar y reemplazar | RelevX Redactor | |
|---|---|---|---|
| Tiempo por documento | ~20 min | ~8 min | 2-3 s |
| Detecta variantes del mismo nombre | Sí | No | Sí |
| Encuentra datos que no sabías que estaban | A veces | No | Sí |
| Elimina el dato del archivo | Según cómo se haga | Sí | Sí |
| Deja registro de lo anonimizado | No | No | Sí |
| Constante a las 300 páginas | No | Sí | Sí |
| Procesa lotes de documentos | No | No | Sí |
Los tiempos a mano y con buscar y reemplazar son los medidos en el proyecto del Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet sobre sus propios documentos.
La forma más rápida de saber si te sirve es verlo con un documento tuyo. Reserva una demo y lo probamos sobre tu caso.
Redactor tiene web propia en redactor.relevx.com, disponible también en catalán e inglés.