Emplenar formularis, classificar factures, extreure dades de documents, redactar el mateix tipus d'escrit una vegada i una altra, copiar informació d'un lloc a un altre… La feina administrativa és imprescindible, però s'emporta una quantitat enorme d'hores que no aporten valor directe al negoci. La intel·ligència artificial és especialment bona en aquest terreny. Vegem com et pot treure de sobre el paperam.
La feina administrativa té una particularitat: ningú la demana, ningú l'agraeix i cal fer-la igualment. És també el terreny on l'automatització dona resultats més ràpids, perquè gairebé tot el que s'hi fa compleix les condicions per automatitzar-se bé.
Per què aquest terreny és el més agraït
Tres raons. La primera és el volum: són tasques que es repeteixen diàriament. La segona és el patró: la majoria es fan igual gairebé sempre. La tercera és que l'error és detectable: si una factura surt malament, es veu. Això permet automatitzar amb més marge que en tasques on l'error passa inadvertit.
Hi ha una quarta raó menys òbvia: és feina que ningú vol. Automatitzar-la genera moltíssima menys resistència interna que tocar processos on la gent sent que es qüestiona el seu criteri.
1. Entrada i traspàs de dades
Copiar informació d'un lloc a un altre: del formulari al CRM, del CRM al full de càlcul, d'allà al programa de facturació.
És la feina més invisible i més cara que existeix. Ningú la té comptabilitzada perquè es fa en trossos de dos minuts, quaranta vegades al dia.
Què es munta. Un flux que llegeix l'origen, valida que la dada tingui sentit (que el NIF tingui format de NIF, que la data sigui possible) l'escriu al destí i avisa només quan alguna cosa no encaixa.
El benefici que no es compta. Desapareixen els errors de transcripció, perquè ja no hi ha transcripció. I una dada mal copiada no es detecta el dia que es copia: es detecta tres setmanes després, quan ja n'ha contaminat d'altres.
2. Extracció de dades de documents
Factures de proveïdor, albarans, contractes, expedients. Arriben en PDF i algú ha de treure les dades i posar-les en un sistema.
Què es munta. Lectura del document, extracció dels camps que importen i abocament a un format amb què es pugui treballar. Aquí la IA aporta de debò, perquè cada proveïdor maqueta les seves factures a la seva manera i una plantilla fixa es trenca amb el primer format nou.
On posar el límit. Els imports que van a comptabilitat haurien de passar per una validació. No perquè el sistema falli molt, sinó perquè el cost d'un error allà és alt i revisar una xifra costa segons.
3. Informes periòdics
Cada dilluns algú dedica un matí a muntar el mateix informe: descarregar dades de tres llocs, enganxar-les en una plantilla, revisar que quadrin i enviar-ho.
Què es munta. La recopilació, el càlcul, el format i l'enviament. I si aporta, un resum en llenguatge natural assenyalant què s'ha mogut respecte al període anterior, que és l'únic que la majoria de la gent llegeix.
Abans d'automatitzar-lo, una pregunta. Qui el llegeix i què decideix amb ell? Molts informes existeixen per inèrcia. A vegades la resposta correcta no és automatitzar-lo: és deixar de fer-lo.
4. Gestió del correu
Classificar, prioritzar, redactar respostes semblants i fer seguiment del que ningú va contestar.
Què es munta. Classificació per tipus i urgència, esborranys redactats amb el teu to, i avisos del que fa dies que no té resposta.
La regla. La IA redacta, tu envies. El car no és escriure el correu, és arrencar des d'un full en blanc. Partir d'un esborrany raonable retalla la major part del temps sense assumir el risc que surti alguna cosa mal calibrada.
5. Preparació de documents repetitius
Contractes, pressupostos, propostes, justificants. Documents que segueixen una plantilla i s'omplen amb dades que ja són en algun sistema.
Què es munta. Generació a partir de la plantilla amb les dades ja inserides, a punt per revisar i signar.
Un extra. Quan el document ha de sortir de l'organització, es pot afegir un pas de comprovació que no porta dades que no haurien de sortir. És el mateix principi que apliquem al projecte d'anonimització de l'Ajuntament de Santa Coloma, on revisar un document a mà portava 20 minuts i va passar a 2-3 segons.
6. Arxiu i organització
Anomenar fitxers amb un criteri, desar-los on toca, etiquetar-los per poder trobar-los després.
Sembla menor i no ho és: el temps que es perd buscant documents mal arxivats no apareix enlloc, però hi és.
Què es munta. Reanomenament segons una convenció, classificació per contingut i arxivament automàtic a la carpeta corresponent.
El que no convé automatitzar aquí
- Pagaments i transferències. Preparar el pagament, sí. Executar-lo sense que ningú l'aprovi, no.
- Comunicacions delicades. Una reclamació, una queixa, una mala notícia.
- Decisions sobre persones. Res relacionat amb contractació, avaluació o disciplina sense criteri humà.
- Processos que canviaran aviat. Si l'any que ve canvieu d'ERP, espera.
Per on començar
Per l'entrada de dades entre sistemes. És el que més volum té, el que menys criteri requereix i el que més errors silenciosos genera. A més és determinista, cosa que el fa fàcil de provar: la mateixa entrada dona sempre la mateixa sortida.
Quan això funcioni, l'extracció de dades de documents. I després el correu, que és el que més estalvia però també el que més ajust necessita perquè soni a vosaltres.
Per posar xifres al que et costa avui, la calculadora d'estalvi ho calcula en trenta segons. I si vols una llista prioritzada dels teus propis processos, això és exactament el diagnòstic gratuït.
Vols automatitzar la teva empresa amb IA?
T'ajudem a identificar quins processos pots automatitzar i com fer-ho. La primera sessió és gratuïta i sense compromís.
Demana el teu diagnòstic gratuït